12 stvari, ki bi jih moral vsak klub pričakovati od svojega rezervacijskega sistema

Sodobni športni klubi in centri za prosti čas niso več le prostori za igro. So dinamična poslovna okolja, ki potrebujejo zanesljive digitalne rešitve za upravljanje rezervacij, komunikacijo s strankami in prodajo storitev. Srce digitalnega delovanja vsakega kluba je kakovosten rezervacijski sistem.

Rezervacijski sistem danes ni le orodje za beleženje terminov. Močno vpliva na uporabniško izkušnjo igralcev, učinkovitost administracije in tudi na prihodke kluba.

Veliko klubov uporablja sisteme, ki so bili razviti za druge industrije ali pa ne sledijo več pričakovanjem sodobnih igralcev. Prav zato je pomembno vedeti, kaj mora sodoben rezervacijski sistem danes omogočati.

Če razmišljate o zamenjavi ali izbiri novega sistema, tukaj je 12 ključnih funkcij, ki jih mora izpolnjevati sodoben rezervacijski sistem za športne centre.

Nekatere točke vas bodo morda presenetile.

Številka 2 je za igralce danes že samoumevna - a številni sistemi je še vedno nimajo.

Številka 6 razloži, zakaj nekateri športni centri uporabljajo kar tri različne sisteme.

Številka 10 pa razkrije nekaj, česar se administratorji starejših sistemov najbolj bojijo.

1. Enostavno upravljanje rezervacij

Sistem mora omogočati hitro in intuitivno ustvarjanje, spreminjanje in preklic rezervacij tako za administratorje kot za končne uporabnike. Iskanje prostih terminov mora biti poenostavljeno (hitre rezervacije), omogočati mora vpogled v zasedenost v realnem času ter imeti možnost dodajanja administrativnih opomb k rezervaciji.

Courtiplay rešitev: Administratorji lahko delajo rezervacije s potegom miške po zaslonu in jih tudi hitro premaknejo na drugo uro ali igrišče. Uporabniki imajo možnost hitrih rezervacij (prikaz prostih terminov) ali pregled celotnega urnika. Administratorji prejemajo tudi e-mail in push obvestila o novih rezervacijah, spremembah ali odpovedih terminov, kar omogoča hiter pregled nad dogajanjem v centru. Ob pravočasnem preklicu termina se uporabnikovi krediti samodejno vrnejo v Courtiplay denarnico.

2. Mobilna aplikacija

Za večino igralcev že samoumevna, a mnogi sistemi je še vedno nimajo.

Živimo v mobilni dobi. Rezervacijski sistem je neuporaben, če ni dostopen na poti, na kateri koli napravi. Potrebujete samostojno, profesionalno mobilno aplikacijo (iOS in Android) za igralce, ki omogoča rezervacijo, plačilo, preverjanje razpoložljivosti in komunikacijo v nekaj dotikih. Samo mobilna verzija ni več dovolj, uporabniki pričakujejo več.

Courtiplay rešitev: Moderna in enostavna mobilna aplikacija. Administratorjem kluba omogoča tudi lažji dostop do uporabnikov, saj lahko pošilja potisna sporočila o odpovedih terminov, posebnih ponudbah, ipd. Uporabniki lahko rezervirajo po najhitrejši možni poti, z moderno in enostavno uporabniško izkušnjo, ki olajša rezervacije tudi starejšim uporabnikom.

3. Spletna plačila (z enim klikom)

Poenostavite plačilni proces in zmanjšajte število neplačanih rezervacij. Sistem mora podpirati varna in enostavna spletna plačila (kartice, mobilne denarnice, itd.) neposredno ob rezervaciji. Funkcija "plačilo z enim klikom" ali shranjeni plačilni podatki dramatično izboljšajo uporabniško izkušnjo. Možnost plačila na podjetje, saj veliko strank športa preko podjetja.

Courtiplay rešitev: Enostavna in varna spletna plačila preko varnega globalnega sistema Stripe. Omogoča tudi hitro plačilo z Apple Pay in Google Pay, kar uporablja večina uporabnikov, pa tudi shranjevanje podatkov preko varne storitve Link. Enostavno plačilo tudi za podjetja. Prioritetna podpora s strani Courtiplay ekipe - za administratorje in stranke - vse dni v tednu, od jutra do večera.

4. Deljeno plačilo rezervacije (split payment)

Pri ekipnih športih ali igri v parih se pogosto zgodi, da rezervacijo naredi ena oseba, strošek pa si igralci želijo razdeliti. Brez te funkcije mora organizator pogosto pobirati denar od ostalih igralcev, kar je nerodno in zamudno.

Courtiplay rešitev: Courtiplay omogoča deljeno plačilo rezervacije ("split payment"), kjer lahko vsak igralec plača svoj del termina neposredno v aplikaciji. Funkcija je bila ena najpogostejših želja uporabnikov.

Po naših podatkih te funkcije trenutno nima noben drug slovenski rezervacijski sistem za športne centre, funkcionalnost je pa dobro uveljavljena v podobnih sistemih v tujini.

5. Avtomatizacija računov in izdaja računov

Poslovite se od ročnega izdajanja računov. Sistem mora avtomatsko generirati davčno potrjene račune za rezervacije, članarine, tečaje in dogodke. Ključna je integracija z lokalnimi računovodskimi standardi (npr. slovensko zakonodajo) in možnost avtomatskega pošiljanja računov strankam.

Courtiplay rešitev: Courtiplay nima lastne davčne blagajne, temveč se povezuje s profesionalnimi sistemi za izdajanje davčno potrjenih računov, ki imajo naprednejše funkcije in lastno podporo uporabnikom. Med podprtimi rešitvami so Apollo, Čebelca in Birokrat. Po potrebi je mogoče razviti tudi integracijo z drugo davčno blagajno, ki jo uporablja vaš center.

6. Ustvarjanje in vodenje dogodkov in tekmovanj

Ne gre le za rezervacijo igrišč. Sistem mora omogočati enostavno organizacijo turnirjev, lig, tečajev ali poletnih kampov, vključno z registracijo udeležencev, sledenjem rezultatov in samodejnim obveščanjem.

Courtiplay rešitev: Courtiplay omogoča, da administrator kluba sam ustvari ligo, turnir ali dogodek neposredno v aplikaciji, brez dodatnih nastavitev ali komunikacije s ponudnikom sistema. Prijave, plačila, razporedi in obveščanje igralcev so del istega sistema kot rezervacije igrišč.

Uporabniki se enostavno prijavijo in plačajo, sistem pa samodejno razporedi igralce in pripravi žreb. Pri ligi igralci sami vnašajo rezultate (s potrditvijo nasprotnika oziroma samodejno potrditvijo po 24 urah), lestvice pa so javno vidne in deljive na družbenih omrežjih.

Uporabnikom je najbolj všeč, da imajo vse svoje rezervacije in rezultate na enem mestu, kar vpliva tudi na njihov ranking, ki se dinamično spreminja glede na uspešnost in dodatno spodbuja povezovanje med igralci.

7. "Open matches" - povezovanje igralcev med sabo (družbena komponenta)

Sodobni sistemi delujejo kot družbena platforma. Klubom omogočajo, da igralcem pomagajo najti igralne partnerje znotraj (ali izven) kluba, organizirajo skupinske rezervacije ali ustvarjajo skupnosti glede na nivo znanja. To krepi pripadnost in spodbuja pogostejše obiske.

Courtiplay rešitev: Povezovanje soigralcev je urejeno z odprtimi tekmami in odprtimi profili. Vsak uporabnik lahko ustvari rezervacijo ali tekmo, na kateri označi, da išče soigralca. To se pokaže kot rezervacija s prostimi mesti, na katera se lahko priključi kdorkoli. Pred tem si lahko uporabnik pogleda profil soigralca, njegov ranking, ocene igre (igralci glasujejo za dobre lastnosti in morebitne pomanjkljivosti drugih uporabnikov) in stil igre. Mesečno uporabniki naredijo več kot 400 odprtih tekem, ki so pa lahko tudi zasebne (niso vidne javno, samo deljene v skupine).

8. Vzpodbujanje zvestobe strank

Sistem naj vam omogoča implementacijo programov zvestobe, kot so zbiranje točk, nagrade za pogoste obiske, popusti za člane ali sistem paketov igralnih ur. Cilj je spodbujati redne obiske in dolgoročno sodelovanje.

Courtiplay rešitev: Poleg nakupov kreditov (z njimi uporabniki dobijo dobroimetje s popustom, zaradi tega se vračajo v isti center), Courtiplay omogoča tudi klubske lestvice (mesečne in all-time). S klubskimi lestvicami uporabniki zbirajo točke za igro (tudi za poraz), zato lahko klubi nagrajujejo najbolj zveste stranke, gradijo močno skupnost in pridobijo vsebine za družbena omrežja.

Poleg tega pa omogoča tudi napredno vodenje članstev in pravic uporabnikov.

9. Pospeševanje prodaje in drugi viri prihodkov

Rezervacijski sistem mora biti prodajno orodje. Omogočati mora prodajo dodatnih storitev (izposoja opreme, trenerske ure, pijača) neposredno ob rezervaciji, ponuditi možnost darilnih bonov in vodenje cenikov, ki se dinamično spreminjajo glede na uro in dan.

Courtiplay rešitev: Courtiplay aktivno pospešuje prodajo s spletnimi članarinami, paketi kreditov, naprednim trenerskim modulom (samodejne odpovedi ob nezapolnitvi mest, spletno plačilo in analitiko trenerskih ur - podlaga za izplačilo). Ob rezervaciji pospešuje prodajo z dodatki - najem opreme, izposoja SportBota (metalec žog, ki se premika po igrišču), osvetlitev, nakup žogic in podobno.

Courtiplay ima urejen sistem nakupa darilnih bonov, kar je zelo priljubljeno v času praznikov in kot rojstnodnevno darilo.

10. Skladnost z GDPR in dostop do lastnih podatkov

To je pogosto ena ključnih skrbi administratorjev, ki uporabljajo starejše rezervacijske sisteme. Vaši podatki so vaše premoženje. Sistem mora zagotavljati popolno skladnost z Uredbo GDPR in vam omogočati, da kadar koli izvozite celotno bazo podatkov strank, rezervacij in transakcij. Biti morate lastnik svojih podatkov, ne le najemnik in do svojih podatkov imeti popoln dostop.

Courtiplay rešitev: Popoln nadzor nad relevantnimi podatki vaših strank. Enostaven izvoz pomembnih podatkov o vaših strankah: ime, priimek, kontaktni podatki in informacije o dobroimetju in članstvih ter evidenco soglasij za pošiljanje promocijskih sporočil (skladno z GDPR). Vidna samo baza vaših strank, ne vseh uporabnikov Courtiplay aplikacije.

11. Odzivna podpora za administratorje in uporabnike

Tudi najboljši sistem občasno potrebuje pomoč. Pričakujte hitro, dostopno in strokovno podporo za vas kot administratorja in za vaše stranke, ki so naletele na tehnične težave pri rezervaciji. Lokalna podpora je velika prednost.

Courtiplay rešitev: Courtiplay nudi podporo ne samo administratorjem, pač pa tudi uporabnikom aplikacije direktno, vse dni v tednu, od jutra do večera. S tem se zmanjša stres in število klicev, ki jih drugače prejmejo vodje centrov.

12. Prilagojenost športnim centrom

Zdi se očitno, vendar je to točka, kjer marsikateri klub naredi napako. Na trgu so rešitve, ki so bile razvite za popolnoma drugačne industrije (npr. frizerstvo, kozmetični saloni, wellness centri), nekateri pa jih uporabljajo za rezervacijo športnih objektov. Čeprav so ti sistemi odlični za rezervacijo terminov storitev, je proces rezervacije igrišča ali termina v športnem centru bistveno drugačen. Takšni sistemi pogosto ne omogočajo, da igralec pred rezervacijo jasno vidi razpoložljivost igrišč (pregled zasedenosti) ali pa je celoten "flow" (pot) do rezervacije daljši in manj intuitiven. Sodoben sistem mora biti zasnovan od začetka z mislijo na dinamiko športnega kluba: hitre rezervacije, urniki igrišč, tekmovanja in povezovanje igralcev.

Courtiplay rešitev: Aplikacija je od samega začetka razvita specifično za športne objekte, kar pomeni optimiziran uporabniški vmesnik za pregled zasedenosti igrišč/terminov v realnem času, hitro rezervacijo in vsemi funkcionalnostmi, ki jih potrebujejo klubi in igralci (lige, rankingi, trenerski moduli).

Zaključek

Dober rezervacijski sistem ni strošek, temveč strateška naložba. Ne zadovoljite se z zastarelim orodjem. Če vaš trenutni sistem ne izpolnjuje vsaj osmih od teh dvanajstih točk, je čas za resen razmislek o nadgradnji.